有種知識叫分享

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Freelance 的好習慣

一般的文書,例如cover letter, email等等,當然唔會需要附加目錄,但若然要做的是10封email template、10封cover letter的 freelance 工作;又或者係一份報告等等的工作,做好一個清晰的目錄是最基本的,因為客戶不會花太多時間跟你了解那份文件的結構,而你亦都不會想要把做完起貨的工作,由頭到尾的重新交待一次吧,所以一個能為整份文件做快速說明的目錄或者導覽是非常有效的溝通方式,亦可以輕易提升令客戶的滿意程度,何樂而不為?

如何做一個自動更新的目錄

打一篇報告,仲要自己整埋目錄?唔係嘛?

一份好嘅報告,首先要結構及條目分明,老闆客戶容易搵,咁先至會對內容有深刻印象。否則你寫得點好,都冇人會真係睇晒然後話你寫得好的;再者,你真係寫得好,又為何省下整目錄的功夫呢?

WORD入面有幾個閱讀模式,最常用的就係一打開就見到的整頁模式。這個模式的好處,就係可以見到一頁紙裡面,什麼地方出現什麼、圖片大少、字型大少等都一覽無遺。哪其他模式有什麼用呢?

燦三經常都說,WORD的作用是增加生產力,你在GOOGLE PLAY或APP STORE內見到的分類都會是生產力,而非文書。只用作打字其實大可用WORDPAD、記事本、EVERNOTE等,其實除了記事本外,其他的大部份OPTIONS都有得做埋FORMATTING,一樣有整頁模式的方便。

返回正題,如何用WORD來提高生產力呢?第一樣要學的,就是做好FORMATTING,簡單講亦即排版了。新版的OFFICE (WORD 2007及以後),我們的快速選項木(RIBBON)上,靠右一點的地方,有一個樣式的選項,內裡就是標題一、標題二、內文、註解等等。細心看一下,原來這個「樣式」,跟我們控制字體、段落、字型大少的選項,同樣列為「常用」。在此,請大家想想,你有幾「常用」這個樣式?又想一想,為何人家會將這個樣式,列為常用的功能?

我要字型大一點,直接調大,轉字型、顏色就好了,為何要用「標題一」?反正預設的「標題一」都不是我想要的STYLE,要調校幾次,仲煩。

少年,人地整得比你,就梗係有用啦。今次我地唔講樣,我地只講FUNCTION。試下打一篇野,然後將段落的標題轉為標題一的樣式,把副標題轉為標題二的樣式,段落則照舊為內文即可,然後將這幾段文字不斷COPY&PASTE,唔洗多,十頁八頁就夠的了。如此如此,那樣那樣,我們現在到RIBBON選單的「參照」選項,然後目錄... 係咪見到個目錄呢... 按下去吧... 神奇吧... 唔好問如果沒有標題咁點,唔好問如果得幾頁自己整仲快咁點,唔好問老闆冇叫整目錄而自己走去做目錄做壞規矩咁點。

其實,如果跟足上面的指引去做的話,即係把「標題」、「內文」設定好的話,就算不建立目錄都好,在WORD按「Ctrl + F」會開啟「導覽」工能,你都會看到非常整齊的文件結構,亦都可以很方便的瀏覽文件,所以其實是一舉多得的。

唔講都講埋喇,用樣式去排你的版的好處,就係容易統一FORMAT,成份文件會好統一,老闆客戶睇起上黎都覺得PRO啲,升職都靠佢架喇。點用?自己周圍Right-Click下、調下字型、調下行距吧。篇幅所限,下次出POST講多少少。

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