有種知識叫分享

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我們工作的時候,經常被派發「不可能的任務」,至令一眾打工仔要OT,準時收工看似天方夜譚。

舉個最近期的例子,燦三同客戶開會,客戶想為部門開發一套CRM(CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT)系統,那當然無任歡迎,現在我們先看看他為什麼這麼想要一套CRM吧!

要知道要怎樣開發一套系統,當然要了解其工作流程,原來他們都是用EXCEL報表在做記錄,然後將記錄轉到WORD裡出單,這個流程就叫完結了。

很簡單?是的。

哪為何他都仍想要為同事弄一套系統呢?

被神化的「系統」

在香港,很多專業名詞都是被無限神化的。首先我們要了解的,是CRM多數用於什麼地方,一套最基本的CRM,會有LEAD、OPPORTUNITY、CONTACT、GROUP等等功能,而CRM主要的功能大概是可以統計CONVERSION RATE(轉換率),並且將所有客戶資料盡為己用,例如客戶生日、返單、提出過任何疑問等資料記錄,並方便跨部門合作或是部門主管的觀察,即係捽數。

再與客戶溝通下,終於得到其工作的WORKING FILE,細看之下,每一樣重要的元素,他的同事都用一個獨立的EXCEL記錄下來,例如「客戶」一個檔、「SALES」一個檔、「單」一個檔。然後集大成後,再將資料COPY&PASTE到WORD中,列印出精美的收據出來收錢。至於上述所講的CRM捽數元素,客戶原來一概用不著。

聰明的你,為了準時放工,應該都會想到用VLOOKUP整合,當資料庫一般,那客戶、SALES等資料通通不用重覆輸入了!

再聰明一點的你,就會知道VLOOKUP未必是最好吧!

更聰明的你,亦都會想到用EXCEL直PRINT收據!

比上面都要聰明的你,先來KJM登記一下吧,絕對會找到你合適又舒適的工作,係時候用盡你的才華,令自己工作及生活都輕鬆一點吧。

THE SOLUTION

是的,了解客戶的要求後,我們的RM就直接幫客人開了單,放上KJM開放給各位精英freelance重做。三日後,原來的「4個EXCEL + 1個WORD」,變身為一個EXCEL,輸入程序方便,列印單據再不用在應用程式間跳來跳去,原來10分鐘的工作,3分鐘完成了,另外的好處當然是可以即時給高管一個隨時候命的報表,所有資料一目了然,多出來的時間嘛... 你自己安排吧。 ;)

客戶的支出,由原來預算的$18,000+港元,變為$800元正;系統起貨時間由原來的10+工作天,變為3天。客戶多謝freelance,freelance亦都謝客戶。

是的,有很多看似「係咁做架啦」的事情,其實問一問,付出多少少,就可以變得輕鬆簡單,上述例子而言,若果我是那位同事,那$800我自己私人出都抑扺返晒。

共勉之。

Work Smart ‧ KJM

燦三,天生懶人,所以工作的時候大部份時間都係先思考如何用最簡單最快的方法KO所以工作,目標咁多年來都係準時收工。簡單快捷的方法未必容易,但亦都係因為咁,所以練就一身橫練的偷懶OFFICE技巧,經常性地準時收工,故此亦為大部份以OT來證明自己存在價值的「高管」所不齒。直到遇上KJM,簡直就係宿世的命運,可以將一己所長做福人群。

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